共享收件箱101 + 7最佳共享收件箱工具

当您的业务很小并且您具有较小的支持请求时,使用分发列表或共享Gmail或Outlook邮箱可能是处理客户服务的有效方法。毕竟,这很简单 - 每个人都知道如何使用电子邮件 - 它廉价。

但是,重要的是要记住,分发列表和共享邮箱不是为客户服务而构建的。随着贵公司和支持卷的增长,他们经常会产生更多的问题,而不是解决的问题,让员工沮丧,顾客腾飞锻炼身体更好。

而不是将您的电子邮件迫使它从未设计过,而是考虑共享收件箱工具的好处 - 故意创建的软件以实现伟大的客户服务。

不同类型的共享电子邮件工具

有几种不同类型的工具,允许团队的多个成员访问和管理发送到单个电子邮件地址的电子邮件,例如支持@。每个工具都有自己的一组功能,在某些情况下,限制:

特征 分发清单 共享邮箱 共享收件箱
从团队电子邮件地址接收电子邮件
从团队电子邮件地址发送电子邮件
访问组收件箱以查看所有已发送和收到的电子邮件
查看报告
查看历史客户数据
将请求分配给各个团队成员
添加私人内部注释以支持请求
防止重复回复

为您的团队选择正确的选择是决定您需要的功能,以便提供卓越的客户服务。

例如,如果您只需要从单个队列工作并且不需要共享收件箱提供的附加协作,报告和生产力功能,则共享邮箱可以为您的团队完美工作。

但是,超越你的团队现在需要的东西也很重要,并考虑将来可能需要什么。随着您的业务增长,共享邮箱的缺点将变得显而易见。

共享邮箱失败的地方

一家新的披萨店最近在我家附近开了,我试试了。餐厅充满了员工,但食物痛苦地慢慢到达。有很多人工作,他们不断碰到对方,扰乱彼此的任务,并被迫等待访问。

共享邮箱非常类似:一旦在自己的重量下完全突破的系统一旦运行。

在下面的剪辑中,芝加哥的高级通信协调员安吉拉布拉德劳 科学与工业博物馆,解释了她团队决定将过渡到共享收件箱软件的一些原因。

Bradburn描述了一些典型的问题,在尝试分享收件箱时,队伍脸上的支持:团队的混乱,效率低,以及挫折 - 最终影响客户的问题。

共享收件箱软件不会自动为您创建一个很好的体验,但它可以提供允许您的团队更符合更好的服务的结构和系统。

7个最佳共享收件箱工具

如果您在效率的效率上运行,在尝试协作时互相处理,或者需要更复杂的报告工具,那可能是升级到共享收件箱的时间。

以下是五个清晰的标志,是时候考虑采用共享收件箱工具:

  1. 团队成员已回复与具有重复或矛盾的输入相同的客户电子邮件。
  2. 您不知道谁处理了客户支持问题,它需要一些挖掘来识别他们提供的人和解决方案。
  3. 您的客户经常发送后续电子邮件询问他们在几天后发送的问题/请求没有收到回复。
  4. 你正在努力为你的团队创造一个计划,因为你没有报道你收到的电子邮件量,你的团队回应的速度有多快,他们正在回应你的客户与他们正在阅读的回答。
  5. 合作很难。没有简单的方法可以将事物分配给特定的用户,或者在不转发电子邮件到不同的队友的情况下添加备注和评论。

这些都是您的团队需要更好的解决方案的有意义的线索。第一次出现这些情况,可能是时候开始查看共享收件箱选项了。

如果您的团队升级到共享收件箱的时间,请通过比较下面的七个共享收件箱工具来开始搜索。

1.帮助侦察员

用于提供客户支持的最佳共享收件箱。

帮助侦察员's shared inbox

帮助侦察员 是一个专为客户服务团队而设计的共享收件箱,具有许多功能,可帮助您提供卓越的支持,提高协作,更有效地工作:

帮助Scout还提供预先构建的 绩效报告 标签 ,这两者都可以帮助您更好地了解为什么客户伸出援手,您的团队卓越,以及您可以在哪里提高空间。

除了其共享收件箱外,帮助侦察侦察员还有许多其他功能,您的团队可能需要提供极大的支持 - 包括一个 知识库, 在线聊天 , 和 超过50个集成 - 无需额外费用。

价格: 从每月20美元/用户开始 标准计划.

2. Outlook共享邮箱

最适合已经使用Outlook的非常小的团队。

如果您的团队正在使用Outlook并需要基本的共享收件箱功能,请创建一个 Outlook中的共享邮箱 可能是一个不错的选择。基本上,它是一个电子邮件文件夹,您可以邀请多个人使用。

由于它不是用于客户服务的工具,因此它没有任何旨在提供支持的功能,但对于已经使用Outlook的团队,它不会额外成本。

价格: 免费为当前的Outlook用户提供。

3.谷歌协作收件箱

最适合已经使用Google Workspace的小型团队。

非常类似于Outlook的共享邮箱, 谷歌协作收件箱 允许团队从标准电子邮件客户端设置共享文件夹。

同样,由于它未作为共享收件箱工具构建,因此在Gmail中提供的任何其他功能都没有提供。但是,如上所述,它不会额外收费任何东西,因此对于刚刚开始提供支持的小型团队来说,这可能是一个很好的选择。

价格: 免费为当前的Google工作区用户。

4.塞满

最适合想要使用Gmail的团队的共享收件箱。

使用Gmail的团队的另一种选择是 。塞子充当Gmail的加载项,使其更加强大,并旨在提供客户支持。

使用塞利亚,您可以将电子邮件分配给特定代理并添加笔记。还有任务自动化和分析功能,但应该指出的是,只有许多更高级的功能都仅提供了他们的更高成本计划。

价格: 从每月7美元/用户开始。

5.前方

用于个人电子邮件使用的最佳共享收件箱。

大多数共享收件箱工具用于管理组电子邮件地址(支持@等)。但是,如果您的团队想要使用个人和共享电子邮件地址与客户互动, 正面 可能是一个很好的选择。

前面提供了一些类似内部评论的协作功能,它们还具有更高级的功能,如分析和自动化的更高成本计划。

价格: 每月从19美元/用户开始。

6.啊

用于社交媒体消息的最佳共享收件箱。

对于使用SMS或WhatsApp和Twitter和Facebook这样的电话和社交网站(如Twitter和Facebook)而与客户一起互动的团队, 可能是一个很好的选择。

助手与每个不同的平台连接,这意味着您可以在一个地方管理所有这些对话,以帮助限制混淆,并确保消息不会通过裂缝滑移。

价格: 每月从12美元/用户开始。

7.客户流

支持项目管理的最佳共享收件箱。

共享收件箱非常有价值,因为他们让团队更高效。 客户流 通过在一个中制作共享收件箱和项目管理工具进一步迈出了一步。

通过组合这两个工具,静坐数据较少,并且所有代理的任务都更加透明,有助于使您的团队更加高效。

价格: 从每月的19美元/用户开始(最少两个用户)。

帮助Scout:专为客户服务而设计的共享收件箱

帮助Scout的共享收件箱配有许多功能,旨在使客户服务团队更容易保持富有成效,无缝协作,并提供出色的电子邮件支持。

降低客户的复杂性

虽然一些帮助桌面工具中断了您的对话 门票号码 和登录门户网站,帮助侦察对客户无形。他们得到的所有人都是对他们的问题的有用回应。

帮助侦察的电子邮件回复

此外,当您的客户服务团队挑选客户对话时,他们有 立即访问该客户的完整档案:他们之前问过你,他们的帐户历史和快速链接到其他内部系统。

客户档案帮助侦察

随着完整的上下文,他们可以提供更加个性化的和有用的回应,而不会放缓他们的响应时间,而您的客户无需通过您要求账户信息的前后电子邮件遭受遭受的攻击。

回应客户并作为同一空间的团队合作

当您在共享邮箱中工作但需要来自团队其他成员的帮助时,您通常必须将该对话从您的收件箱中取出;否则,您遇到了意外地将客户视为私有的消息的风险。

帮助Scout的共享收件箱解决了这个问题,私人笔记与客户通信一致,但仅对团队成员可见:

帮助侦察兵的私人笔记

停止踩到彼此的脚趾

在帮助侦察兵, 交通警察指标 让每个人都能看到谁在于实时工作的客户服务问题。这是一个简单的视觉系统:黄色三角形向您展示另一个用户正在查看对话,如果其他人正在响应对话,则会出现一个红色三角形。

帮助侦察侦察员的交通警察指标

此外,如果在您正在进行该响应时,如果在您正在进行该响应时回复其他用户,则交通警告不允许您向客户发送消息。

交通警察在帮助侦察中阻止的响应

采取并分配客户问题的所有权

帮助侦察中的对话可以直接分配给个人 - 或者向正确的团队分配 - 以便清楚谁负责让客户答案。

如果团队成员出去一天或离开公司,您也可以根据Dispoveee排序,以确保在随机播放中删除。

在帮助侦察兵中按受让人进行分类对话

使用工作流,标签和保存的回复节省时间和精力

当他们花时间了解客户的问题并解决它们时,您的客户服务团队成员是最有价值的 - 而不是在他们在杂乱收件箱中排序电子邮件时不要在杂乱收件箱中。

使用帮助侦察措施申请 标签 并创造 工作流程 自动执行常见任务。例如:

  • 自动为财务团队分配计费问题。
  • 确定紧急问题并提高他们的优先事项。
  • 为您的产品团队提供一种简单的方法,可以查看特定问题的客户反馈。

帮助侦察兵的工作流程

此外,由于支持趋势开始出现,您可以开始构建一个库 保存回复 为您提供遍及又一遍地键入相同响应的麻烦。

使用您的支持对话创建更好的业务

帮助侦察员 报告工具 帮助您将客户对话流归入可用的见解。通过回答问题更好地了解您的客户:

  • 我的客户何时需要帮助,以及我们在那些时期的响应程度如何?
  • 我的客户想要使用哪些支持渠道,以及随时间变化的情况如何?
  • 我的客户如何考虑我们的新功能,以及他们用什么语言来描述它?
  • 哪些类型的问题是最好的回答,并且与较低的客户满意度有关?
帮助侦察的报告

提供不仅仅是电子邮件支持

共享收件箱只是您的支持团队访问权限的工具之一,您可以在您注册帮助侦察计划时。您也可以使用Help Scout来创建一个 知识库 , 提供 支持,并发送客户 主动消息 它们正在浏览您的网站或使用您的应用程序。

如果您的公司提供电话支持,您可以使用帮助侦察员 一体化 将这些谈话汇集到一个位置。您的团队可以在中央来源中的所有客户知识更高效地优先考虑和工作。

升级到共享收件箱

当您刚刚开始时,分发列表或共享邮箱可能适用于您的团队,但这些工具根本无法以规模提供客户支持。作业的正确工具需要随身携手发展,并帮助您构建客户关系 - 无论您有多少次谈话。

通过帮助Scout Empowers团队和尺度作为公司增长,确保您的最佳客户永远不会通过共享电子邮件帐户的裂缝,这是一个简化的透明的工作流程。

杰西短
杰西短

在花几年后工作为支持代理人,Jesse使开关写入全职。他作为一个内容作家在帮助侦察员中工作,希望能够帮助改善代理和客户体验。

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